Guida · aggiornata al 11 ottobre 2026

Comunicazione degli interventi alla Banca Dati F-gas: guida pratica

Se installi, ripari o controlli climatizzatori, frigoriferi, pompe di calore o impianti antincendio, ogni intervento va comunicato alla Banca Dati F-gas entro 30 giorni. Qui trovi chi deve farlo, quali dati servono e come si fa passo passo, con i riferimenti ai testi ufficiali.

In breve

Chi: L'impresa certificata che esegue l'intervento, oppure la persona certificata se l'impresa non è tenuta alla certificazione
Cosa: Installazione, controllo delle perdite, manutenzione, riparazione, smantellamento
Su cosa: Refrigerazione, condizionamento, pompe di calore e antincendio fissi; celle frigo di autocarri e rimorchi; commutatori elettrici. Nessuna quantità minima di gas
Entro: 30 giorni dalla data dell'intervento
Dove: Solo online, su interventi.fgas.it (dal portale bancadati.fgas.it)
Sanzione: Da 1.000 a 15.000 € (art. 6 D.Lgs. 163/2019)

Prepara i dati dell'intervento

Chi deve comunicare

L'obbligo è dell'impresa certificata che esegue installazione, controllo delle perdite, manutenzione, riparazione o smantellamento. Se l'impresa non è tenuta alla certificazione, comunica la persona fisica certificata (DPR 146/2018). Il manuale ufficiale della Banca Dati precisa alcuni casi:

Le imprese iscritte al Registro ma senza certificato possono comunicare solo gli interventi su celle frigorifero di autocarri e rimorchi e su commutatori elettrici, attività per cui il certificato non è richiesto.
Un'impresa non certificata che fa interventi su apparecchiature fisse non può comunicare, anche se ha dipendenti con il patentino.
Le imprese e gli enti che intervengono sulle proprie apparecchiature con personale proprio certificato comunicano come operatori.
Non si possono comunicare interventi fatti da personale senza certificato, o con un certificato non adatto all'apparecchiatura: per esempio, un certificato per refrigerazione e condizionamento non vale per l'antincendio.

Quali interventi e su quali apparecchiature

Installazione: assemblaggio di due o più parti di apparecchiatura o circuito che contengono, o conterranno, gas fluorurati nel luogo in cui saranno usate. Conta anche se il sistema non viene caricato subito.
Manutenzione o assistenza: ogni attività che apre il circuito, aggiunge gas, rimuove o rimonta parti o ripara perdite. Il recupero e il controllo delle perdite non rientrano qui.
Riparazione: ripristino di un'apparecchiatura danneggiata o con perdite, su una parte che contiene gas.
Controllo delle perdite: la verifica periodica, con esito "nessuna perdita" o "riscontrate perdite". Se poi serve una riparazione, va comunicata come intervento separato.
Smantellamento: la messa fuori uso dell'apparecchiatura o di una sua parte. Si comunica anche quando non è stato recuperato gas: in quel caso "F-gas recuperati: NO".

Nessuna soglia minima. Vanno comunicati gli interventi su tutte le apparecchiature, anche lo split di casa con un chilo di R32. Il manuale riporta il chiarimento del Ministero: la soglia di 5 tonnellate di CO2 equivalente serve solo a stabilire se e ogni quanto fare il controllo delle perdite. Per quello c'è il calcolatore gratuito.

L'obbligo vale per gli interventi eseguiti dal 25 settembre 2019.

Come accedere

Abilitazione. L'impresa chiede l'abilitazione alla comunicazione degli interventi dalla propria area del Registro F-gas, con la firma digitale del legale rappresentante o di un delegato. Nella richiesta indica le persone che inseriranno i dati.
Accesso. Con le credenziali del Registro, oppure con SPID o CNS, su interventi.fgas.it.

Passo per passo

Scegli l'impresa per cui stai comunicando (se ne gestisci più di una).
Scegli inserimento manuale oppure inserimento massivo da file XML (vedi sotto).
Indica l'operatore, cioè il cliente che ha il controllo dell'apparecchiatura: prendilo dal catalogo o inseriscilo nuovo.
Indica l'apparecchiatura: con il codice univoco, se è già stata comunicata, dal catalogo, oppure inserendola nuova.
Scegli il tipo di intervento e compila i dati, poi premi Salva.
Il portale fa i controlli. Gli "errori" bloccano l'invio. Gli "attenzione" (quantità di gas anomale, gas diverso da quello dell'apparecchiatura, date incongruenti) si possono ignorare dopo aver ricontrollato.
Premi Comunica, oppure "Comunica in seguito" per inviare più tardi.
Scarica il rapporto e invialo all'operatore con il pulsante Invia: contiene il codice dell'apparecchiatura e il codice dell'intervento.

I dati da preparare

Raccoglierli sul posto evita di tornare dal cliente o di cercarli tra le foto:

Operatore: profilo (privato, impresa, ente, altro, estero), codice fiscale o partita IVA, ragione sociale o nome. L'email è facoltativa ma serve per inviare il rapporto. Se diverso, anche l'utilizzatore (es. inquilino).
Apparecchiatura: matricola, tipo, numero di circuiti, indirizzo completo, destinazione d'uso dell'edificio, marca (il modello è facoltativo), gas e carico massimo (obbligatori per l'installazione), presenza di un sistema di rilevamento perdite, se è ermeticamente sigillata.
Intervento: data. Gas presenti, recuperati e aggiunti, con tipo e quantità; per il gas aggiunto anche se è vergine, rigenerato o riciclato e chi lo ha fornito. Per l'installazione, la fattura d'acquisto del cliente se non hai venduto tu l'apparecchiatura ("fattura non disponibile" se manca). Per il controllo, l'esito; per lo smantellamento, le misure adottate per il gas recuperato. Per manutenzioni e controlli, la data di installazione se nota.
Personale: codice fiscale del tecnico certificato, o dei due tecnici.

Usa il preparatore gratuito Compili i dati dal telefono e ottieni il riepilogo nello stesso ordine del portale, con la scadenza dei 30 giorni.

Codice univoco, matricola e circuiti

Il codice univoco dell'apparecchiatura lo genera la Banca Dati alla prima comunicazione. Prima di allora non esiste. Poi resta nel catalogo e serve per richiamarla nei successivi interventi.
Se la matricola non c'è o non si legge, attribuiscine una e apponila sull'apparecchiatura, così chi interviene dopo può usarla.
Con più circuiti separati, ogni circuito prende un numero progressivo, da riusare nelle comunicazioni successive. Se i circuiti sono collegati, il carico massimo è la somma.
Dopo l'invio, numero di circuiti, tipo, matricola, marca e indirizzo non si possono modificare. Se sono sbagliati, si storna l'intervento e si inserisce l'apparecchiatura di nuovo.

Errori, storno e correzioni

Per annullare un intervento già comunicato: Scrivania → Storna intervento. Ti serve il codice della comunicazione che trovi in fondo al rapporto. Indichi la causale e poi comunichi di nuovo i dati corretti. Il codice univoco dell'apparecchiatura resta comunque assegnato.

Molti interventi? L'inserimento massivo con file XML

Il portale accetta un file XML con più interventi insieme, validato su uno schema (XSD) che si scarica dalla sezione "Inserimento massivo" dell'area riservata. Il manuale lo consiglia a chi registra gli interventi in un gestionale. Se il file contiene un errore, l'intera importazione viene bloccata. Al termine il portale restituisce un XML con i codici univoci assegnati.

FGas Pronto lavora proprio su questo per le piccole imprese senza gestionale: registro di clienti e apparecchiature dal telefono, e file XML pronto da caricare. Iscriviti alla lista d'attesa.

Dopo l'invio: il rapporto e l'operatore

Il cliente (operatore) consulta il registro delle sue apparecchiature nell'area Operatori della Banca Dati e può scaricarne l'attestato. Per farlo deve registrarsi e inserire tre dati del rapporto che gli hai inviato: il suo codice fiscale, il codice dell'apparecchiatura e il codice dell'intervento. Per questo conviene inviare sempre il rapporto dal portale, che tiene traccia delle email inviate.

Sanzioni

Chi non inserisce le informazioni nella Banca Dati entro 30 giorni dall'intervento rischia una sanzione amministrativa da 1.000 a 15.000 € (art. 6 del D.Lgs. 163/2019). Il decreto sanzionatorio richiama il vecchio Regolamento (UE) 517/2014, oggi sostituito dal Regolamento (UE) 2024/573: verifica eventuali aggiornamenti della disciplina.

Domande frequenti

Devo comunicare anche l'installazione di uno split domestico piccolo?

Sì. Non c'è una quantità minima: la soglia di 5 t CO2 eq riguarda solo l'obbligo di controllo delle perdite.

Ho smantellato un'apparecchiatura senza recuperare gas: devo comunicarlo?

Sì, lo smantellamento si comunica indicando "F-gas recuperati: NO".

Durante il controllo ho trovato una perdita e l'ho riparata. Una comunicazione o due?

Due: il controllo con esito "riscontrate perdite" e poi la riparazione come intervento separato. Il portale permette di aggiungerla subito con "+ Intervento".

Ho sbagliato la matricola o l'indirizzo dopo l'invio.

Quei dati non sono modificabili: storna l'intervento e comunica di nuovo l'apparecchiatura con i dati corretti.

Posso aggiungere R404A vergine durante una manutenzione?

Su refrigerazione fissa no dal 1° gennaio 2025, e su condizionamento e pompe di calore no dal 1° gennaio 2026: i gas con GWP pari o superiore a 2.500 sono vietati per l'assistenza, salvo rigenerati o riciclati entro i termini (art. 13 Reg. UE 2024/573). Il calcolatore e il preparatore lo segnalano. Dettagli: guida al divieto R404A.

Fonti

Manuale "Comunicazione interventi" della Banca Dati F-gas (versione 1.1): definizioni, dati richiesti, controlli, storno, inserimento massivo, area Operatori.
DPR 146/2018: Registro telematico e Banca Dati.
D.Lgs. 163/2019: sanzioni.
Regolamento (UE) 2024/573: controlli delle perdite e divieti d'uso.
FAQ Banca Dati F-gas di Ecocamere.

Questa guida ha scopo informativo e non è consulenza legale o tecnica: fanno fede i testi ufficiali e le istruzioni del portale. FGas Pronto non è collegato alla Banca Dati F-gas né alle Camere di commercio. Hai trovato un errore? Scrivi a scrivi a info@fgaspronto.it.